Automatización de procesos con IA
Copiar datos de un correo al CRM, perseguir citas, montar el mismo informe cada lunes. Conectamos tus herramientas con flujos de automatización e IA para que esas tareas se hagan solas, con control y sin cambiar de sistema.
Qué automatizamos
Si una tarea sigue más o menos los mismos pasos, se repite a menudo y hoy la hace una persona a mano, es candidata. Estos son los casos que más vemos.
Clasificar lo que entra, contestar lo repetitivo, proponer huecos y confirmar citas sin el ir y venir de mensajes.
Cada contacto de la web, WhatsApp o un anuncio entra en tu CRM con sus datos y contexto, y alguien recibe el aviso.
Un resumen semanal o diario con las cifras y pendientes que te importan, en tu correo, sin abrir diez pestañas.
Extraer datos de facturas, pedidos o formularios, pasarlos a donde toca y preparar documentos a partir de plantillas.
Cómo funciona
Una automatización es una cadena de pasos que se dispara sola. Llega algo (un correo, un formulario, un mensaje, una hora concreta), se procesa y termina en una acción: un registro en el CRM, una respuesta, un documento o un aviso.
La IA entra solo donde aporta: entender un correo escrito a mano alzada, extraer los datos de un PDF, resumir una conversación o decidir a quién le toca un caso. El resto son reglas de toda la vida, que son más baratas y más predecibles.
Para montar estos flujos trabajamos con herramientas como n8n, que también usamos en Kovan para nuestros propios procesos. Nos permite conectar correo, calendarios, CRM, hojas de cálculo, WhatsApp y muchas otras aplicaciones, y adaptarnos a tus herramientas en lugar de pedirte que cambies las tuyas.
Cuando el proceso necesita conversar o tomar decisiones con más contexto, el flujo se convierte en un agente de IA. Es lo que hicimos con nuestro agente de WhatsApp e Instagram, que registra cada contacto y nos avisa con su ficha completa.
Un correo, un formulario, un mensaje o una hora fija.
Leer, clasificar, extraer datos o resumir.
Registrar, responder, generar o mover información.
Te enteras de lo importante y queda todo anotado.
Qué no automatizar
Automatizar mal sale caro: flujos frágiles, errores que nadie ve y mantenimiento constante. Por eso en la auditoría tan importante es decirte qué automatizar como qué dejar como está.
Si los pasos aún no están claros, primero hay que ordenarlos. Automatizar el caos solo lo hace más rápido.
Una tarea de diez minutos al mes rara vez compensa el esfuerzo de montarla y mantenerla.
Pagos, condiciones, reclamaciones o datos sensibles: la IA puede preparar, pero decide una persona.
Si una persona lo hace rápido, bien y sin quejarse, puede que no haya nada que arreglar.
Cómo trabajamos
Vemos tus procesos tal y como son hoy y hacemos la lista de tareas candidatas, con su prioridad.
Elegimos una o dos automatizaciones con impacto claro y poco riesgo para arrancar.
Construimos los flujos conectados a tu correo, agenda, CRM o lo que uses, sin cambiarte de sistema.
Antes de activarlo, lo probamos con casos reales y añadimos alertas por si algo falla.
Te enseñamos a revisarlo y a hacer ajustes sencillos. Más en formación en IA.
Preguntas frecuentes
n8n es una herramienta para crear flujos de automatización que conectan aplicaciones entre sí: correo, calendarios, CRM, hojas de cálculo, mensajería y muchas más. La usamos porque es flexible, permite añadir pasos con IA y la conocemos bien, ya que la usamos para nuestros propios procesos. Si en tu caso encaja mejor otra herramienta, te lo decimos.
No, en la mayoría de casos. La idea es conectar lo que ya usas. Solo te propondríamos un cambio si una herramienta concreta no permite conectarse de forma fiable, y en ese caso te explicamos las alternativas antes de decidir nada.
Una automatización clásica sigue reglas fijas y necesita datos ordenados. Con IA, el flujo puede entender textos libres, como un correo o un PDF, extraer la información y clasificarla. Lo normal es combinar ambas: reglas para lo predecible e IA solo donde hace falta interpretar.
Diseñamos los flujos para que avisen cuando algo no sale como debe, en lugar de fallar en silencio. Además, queda registro de cada ejecución, así que se puede ver qué ha pasado y corregirlo sin perder información.
Por una que se repita mucho, que siga pasos claros y cuyo error no sea grave. Suele ser algo como registrar contactos en el CRM o preparar un informe periódico. Empezar por algo acotado te permite ver resultados pronto y ganar confianza antes de ir a por procesos más complejos.
Los ajustes sencillos, sí: cambiar un texto, un destinatario o una regla. Eso forma parte de la formación, junto con documentación de cada flujo. Para cambios de más calado puedes contar con nosotros, pero el objetivo es que dependas de nosotros lo mínimo posible.
Depende del número de pasos, de las herramientas que haya que conectar y de si hace falta IA o basta con reglas. Tras la auditoría te damos una propuesta con alcance, plazo y precio cerrados, para que sepas exactamente qué vas a recibir antes de empezar.
Siguiente paso
Cuéntanosla y te decimos si merece la pena automatizarla, cómo lo haríamos y qué no tocaríamos. Respuesta en un plazo de 48 horas, sin compromiso.